Voici dans l’ordre les manipulations à effectuer pour ajouter une activité de type formulaire.
Créer les champs (schéma)
Une activité de type formulaire nécessite le paramétrage de la liste des champs, des valeurs de pré remplissage et des acteurs contribuant à réaliser cette activité.
Créer un schéma (liste de champs)
Le schéma d’une activité correspond à l’ensemble des données d’une activité qui vont être manipulées, affichées ou encore utilisées.
- Pour créer le schéma d’une activité il suffit de double cliquer sur l’activité OU sur la droite dans la zone des propriétés puis de cliquer sur le bouton “Nouveau” ou “Editer”.
Par défaut, le système vous propose de créer un schéma dans la même catégorie que l’activité avec le même nom. Conserver les valeurs par défaut en cliquant sur “OK”.
Le schéma propose 3 types de champs:
- les champs standards (réglage généraux)
Les champs standards correspondent à la liste des champs du formulaire
- Les paramètres
Les paramètres permettent de récupérer des valeurs calculées ou d’une source externe ou encore des champs calculés
- Les propriétés
Les propriétés sont la liste des champs partagés du processus. Elles correspondent aux champs qui vont caractériser le processus (exemple pour une demande d’achat on peut avoir le demandeur, le montant et le titre de la demande).
- Cliquer sur les bouton “Ajouter” pour ajouter un nouveau champ, puis modifier le nom du champ.
NOTE : Tous les champs doivent être de Type « String » . Ne pas modifier le type !
Vous disposez également de bouton « Haut » et « Bas » pour modifier l’ordre des champs ou encore le bouton « Supprimer » pour le retirer.
- Une fois la liste de vos champs créée, cliquez sur “Sauvegarder” pour enregistrer votre schéma.
Exemple ci-dessous de schéma :
Modifier un schéma
Pour modifier le schéma d’une activité, vous ne pouvez pas utiliser le double clic ! Vous devez obligatoirement sélectionner l’activité concernée, puis passer par la fenêtre de droite dans le volet « Schéma » puis cliquer sur « Editer ».
Dupliquer un schéma à partir d’une activité précédente
Lorsque 2 activités successives sont similaires, vous disposez de la possibilité de copier un schéma.
- Dans la fenêtre de création d’un schéma, cochez « Copier depuis un autre schéma », puis sélectionnez le schéma à copier.
Paramétrer les valeurs par défaut (pré remplissage)
Le pré remplissage d’un champ correspond à la ou les valeurs de ce champ. Les valeurs de pré remplissage peuvent être multiples mais on retiendra 3 grandes catégories :
- Valeur(s) d’une activité précédente : par glisser/déposer, on va pouvoir reprendre en héritage la valeur d’un formulaire précédent.
- Les fonctions prédéfinies : fonction permettant de récupérer une valeur. Le pré remplissage apparaît entre crochet. Par exemple [DateXML] donnera la date du jour (voir liste pré remplissage automatique)
- Valeur(s) saisie(s) manuellement séparée(s) par des points virgules.
Paramétrer le pré remplissage
Pour accéder au pré remplissage, sélectionnez l’activité concernée et dans la vue « Propriétés », ouvrir l’onglet « Schéma » et dans la partie “Pré remplissage” cliquez sur « Editer » OU lorsque l’activité dispose d’un schéma, il suffit de double-cliquer sur l’activité concernée
- Pour éditer un champ, effectuez un double clic sur le champ afin d’ouvrir l’éditeur de pré remplissage.
Modifier le pré remplissage
Pour modifier le pré-remplissage d’une activité, vous pouvez utiliser le double clic ou sélectionner l’activité concernée, puis passer par la fenêtre de droite dans le volet « pré remplissage » puis cliquer sur « Editer ».
Configurer les options
D’autres paramétrages sont à disposition :
- Envoyer un mail, permet d’avertir l’utilisateur par mail qu’une activité est dans sa liste des tâches
- Envoyer en base permet d’enregistrer les données en base de données (uniquement nécessaire pour les formulaires)
Pour les plus avancés :
- Exécuter une Post action, permet de déclencher un traitement lorsque l’activité est réalisée.
Définir les acteurs
La disponibilité d’une activité « formulaire » dans la liste des tâches d’un utilisateur est réalisée si l’activité est attribuée depuis une activité d’assignation (connecteur Assign2User) dans le processus ou si des droits sont définis sur l’activité.
Une activité peut être assignée :
- Au créateur de l’instance
- A un utilisateur spécifique
- A un ou des rôles (plusieurs rôles peuvent être sélectionnés)
Enregistrez vos modifications
Générer le formulaire
La génération des formulaires s’effectue dans AgiliumWeb.
- Dans la roue crantée d’administration cliquez sur « Formulaires ».
- Sélectionnez la catégorie (qui contient votre formulaire) puis le processus et enfin l’activité.
Exemple : (l’icône « sens interdit » de la colonne “Page” signifie qu’aucun formulaire n’a été généré)
- Enfin, mettez en page le formulaire comme vous le souhaitez
Pour plus de détail voir l’article concernant la génération des formulaires.
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