Le planning d’audit

Le planning des audits permet d’avoir une vue synthétique de l’exhaustivité des audits de l’organisation. Des filtres sont à disposition pour garantir que chaque site ou processus est évalué selon la périodicité requise.

Le planning affiche l’ensemble des audits par mois. Les audits à valider apparaissent en bleu, les audits validés apparaissent en vert et les audits terminés apparaissent en gris.

L’utilisateur dispose de filtres sur la gauche, lui permettant de filtrer les audits par Nom, Type d'audit, Domaine, Référentiel, Grille, Site, Responsable, Groupe, Statut.

Par défaut le planning affiche le mois en cours. Il est cependant possible de changer de mois en cliquant sur les flèches à disposition en haut au centre.

Chaque audit est affiché avec 2 couleurs :

Ces couleurs sont paramétrables dans la partie ‘Audit’ de la configuration et les référentiels (Type audits, Audit, Statuts Audit).

La création d’un nouvel audit se fait depuis le planning des audits.

L’interface propose à l’utilisateur 2 types de planification :

En cliquant directement sur un jour souhaité (ou une plage de jours consécutifs), le formulaire ci-dessous s’affiche.

Les informations sont présenter en 3 sections distinctes.

L’utilisateur doit compléter les informations suivantes :

Dans la partie "Périmètre", l’utilisateur doit indiquer :

Dans la partie "Planification", l’utilisateur dispose d’options de planification.

Confirmez définitivement l’audit :

Par défaut l’audit sera prévisionnel. Tant que l’audit est prévisionnel le responsable d’audit peut le replanifier ou le supprimer (via le planning uniquement).

L’audit apparait avec le statut “Audit à valider” (et n’a pas de code interne) :

Le bouton “Confirmer définitivement l’audit” permet de confirmer la planification et de notifier le responsable ou les auditeurs (selon le choix de reporter la préparation).

L’audit apparait avec le statut “Audit validé” (et possède un code interne) :

Si l’audit est confirmé et que la préparation n’est pas reportée alors l’audit passe à l’étape de réalisation et des mails sont envoyés aux auditeurs et ils auront une tâche à traiter.

Récurrence :

Une option permet à l’utilisateur d’indiquer une récurrence pour faciliter la planification.

En cas de récurrence, l’utilisateur peut planifier le même audit chaque semaine, mois ou année jusqu’à une certaine date.

Reporter la préparation :

Il est possible de reporter la préparation, dans ce cas (et si l’audit est confirmé) le responsable reçoit un mail et possède une tâche de préparation à réaliser :

Lorsque l’audit est réalisé en interne (selon le paramétrage du référentiel dans “Type audits” ) une option (”réalisation interne”) permet de réaliser l’étape de préparation lors de la planification.

En décochant “Reporter la préparation” le panel est masqué et une étape de préparation est proposée au responsable d’audit.

Dans cette préparation simplifiée, les mêmes fonctionnalités sont proposées.

L’utilisateur peut :

La partie "Programme" s'affiche dans le cas où il a été choisi d'envoyer les convocations.

Le programme permet de définir les périodes de l’audit comme la séance d’ouverture, la revue des indicateurs, etc.. et de spécifier pour chaque période les personnes convoquées.

L’enregistrement du programme permet de générer automatiquement un programme sous forme de PDF qui est envoyé par email aux personnes auditées (si la valeur “Audit inopiné” vaut “Non”) et aux auditeurs.

En plus du fichier PDF (comprenant le programme de l’audit), un fichier ‘event.ics’ est joint au mail pour que les personnes destinataires puissent ajouter cet audit dans leur agenda.

La partie "Répartition" affiche par défaut les groupes de questions (chapitres) de la grille sélectionnée en amont dans la partie «Préparation».

A noter : les grilles et leurs contenus sont paramétrables dans le « Référentiel » (partie « amelioration continue » : Audit, Critère, Notation)

Dans cette partie l’utilisateur peut :

Les audits peuvent également être créés par groupe ou par campagne.

Pour crée un groupe d’audits l’utilisateur doit cliquer sur le bouton « Nouveau groupe d’audits ».

Le formulaire permet de créer plusieurs audits sur une même grille (exemple dans le cadre d’une évaluation fournisseurs, vous pouvez créer sur une période l’évaluation de tous les fournisseurs sur la base de la même grille).

Dans le formulaire l’utilisateur doit indiquer :

Dans la partie "Périmètre", l’utilisateur doit indiquer :

Enfin après avoir saisi la durée par défaut d’un audit et l’espacement entre chaque audit, le tableau propose une aide à la planification. A chaque ajout d’un audit dans la liste des audits, la date de début et la date de fin sont automatiquement calculées. L’utilisateur doit indiquer par ligne :