Gestion des dossiers

Il est possible d’ajouter autant de dossiers que nécessaire dans la GED. Les dossiers représentent le plan de classement dans la GED.

Sur chaque dossier l’utilisateur peut accéder aux propriétés depuis le clic droit Propriétés ou depuis les trois point au survol du dossier.

Les propriétés d’un dossier sont les suivantes : type, taille, contenu, emplacement, date de création, modification et propriétaire, annotations et gestion des droits.

Sur chaque dossier, peut-être définit dans l’onglet « Informations complémentaires » le publicateur qui sera sollicité pour la publication des documents du dossier. Lors de l’étape de publication d’un document dans la GED, si aucun publicateur n’est indiqué dans le dossier courant, alors le système sollicitera le publicateur du dossier parent. Si aucun publicateur n’est également précisé alors l’étape de publication sera assignée au rôle SMQ_Doc_Publication (soit les personnes disposant du rôle).

Les informations d’un dossier sont les suivantes : Type, taille, identifiant, date de création, date de modification et propriétaire, publicateur, mot(s) clé(s).

Sur chaque dossier, peut-être définit dans l’onglet « Informations complémentaires » une liste de mot(s) clé(s) facilitant la recherche. Les mots clés sont libres mais viennent enrichir une liste commune avec les fichiers qui est proposée par défaut au clic sur le champ.

Pour ajouter un mot clé, l’utilisateur doit sélectionner ou saisir un mot et cliquer sur « Entrer ». Chaque mot clé peut également être supprimé en utilisant la croix grise sur l’étiquette.

Les annotations sont un fil de discussion sur les dossiers. Tous les utilisateurs disposant d’un droit d’écriture sur le dossier peuvent ajouter une annotation. Les annotations peuvent être utilisées lors des recherches également. Pour ajouter une annotation, il suffit d’écrire l’annotation et de cliquer sur « Annoter ». Une fois ajoutée, l’annotation peut être modifiée ou supprimée pour son propriétaire ou par les administrateurs.

En fonction de ces droits, l’utilisateur peut ajouter des dossiers soit à partir du bouton d’action « Ajouter » en haut à droite de l’écran, soit en réalisant un clic droit dans la page centrale et en cliquant sur Ajouter un dossier.

Une nouvelle fenêtre proposera à l’utilisateur de saisir l’intitulé du dossier et de confirmer en cliquant sur Ajout.

Attention le dossier est créé dans le dossier consulté.

L’accès au menu s’effectue soit par clic droit ou depuis le bouton représentant 3 points verticaux qui s’affiche au survol du dossier.

Le menu contextuel propose différentes fonctionnalité en fonction des droits de l’utilisateur :

Chaque utilisateur peut s’abonner à un dossier depuis le menu contextuel. L’abonnement permet d’être averti par mail des modifications effectuées sur le dossier (nouveau document déposé, nouvelle version publiée, etc.). Lors de la création d’un abonnement sur un dossier, une fenêtre permet de configurer le nom de l’alerte et la fréquence de notification. Depuis la page « Historique des abonnements » l’utilisateur pourra accéder à l’ensemble de ses abonnements pour les modifier ou les supprimer.