Introduction
Le circuit de validation est déclenché lors du dépôt d’un nouveau document ou lors d’une révision.
A noter : Le paramétrage des champs visibles, en lecture seule ou obligatoires est défini lors du paramétrage de la solution. Certains champs présents dans l’exemple ci-dessous peuvent donc différer par rapport à votre application.
Le circuit de validation se compose plusieurs étapes en fonction des droits de l’utilisateur et de la configuration du circuit.
Durant toutes les étapes du processus de validation, le nouveau document ou le document modifié n’est pas actif dans l’explorateur. Il ne le deviendra qu’après validation par tous les signataires. Dans le cas d’une révision, c’est le document version « n » qui est consultable par les autres utilisateurs tant que la version « n+1 » n’est pas publiée.
Dans l’explorateur un pictogramme informe les utilisateurs que ce document est en cours d’évolution.
Schéma du circuit
Si l’utilisateur dispose du droit de Administrateur ou Publicateur il peut directement publier le document sans passer par le circuit de validation.
Création d’un document
La création d’un nouveau document s’effectue depuis l’Explorateur Menu GED/Explorateur. Seuls les utilisateurs disposant du droit d’écriture sur le dossier peuvent initier un circuit.
L’utilisateur peut ajouter un nouveau document soit à partir du bouton d’action « Ajouter » en haut à droite de l’écran, soit en réalisant un clic droit dans la page centrale et en cliquant sur Ajouter un fichier.
L’ajout d’un nouveau document ouvre une fenêtre d’enregistrement où plusieurs informations sont obligatoires. Le nouveau document peut être soit préparé sur le poste de l’utilisateur puis simplement ajouté ou bien il peut être édité directement en ligne à partir d’un modèle.
Pour déposer un nouveau document l’utilisateur doit :
- Sélectionner le document préparé sur le poste de l’utilisateur ou alors édité en ligne à partir d’un modèle.
- Si vous choisissez d’insérer un en-tête / pied de page à votre document, vous devez sélectionner le modèle à appliquer. Vous avez la possibilité de prévisualiser le rendu final, sans attendre la publication du document.
- Proposer un emplacement (par défaut le dossier en cours de consultation)
- Compléter les méta données : type, nature, référentiel, processus, produits, etc.
- Ajouter un commentaire
- Compléter les acteurs du circuit (aviseurs, relecteurs)
Dans le cas où l’utilisateur n’est pas publicateur alors il devra obligatoirement sélectionner au moins un relecteur.
Réviser un document
La révision d’un document s’effectue depuis l’Explorateur Menu GED/Explorateur. Seuls les utilisateurs disposant du droit « Ecrire » sur le dossier peuvent initier une révision.
Pour réviser une document, l’utilisateur sélectionne le document concerné et ouvre le menu contextuel soit en cliquant sur les trois point à gauche du document ou en réalisant un clic droit, puis il sélectionne le menu Réviser.
La révision d’un document ouvre une fenêtre où plusieurs informations sont obligatoires. Le document peut être soit préparé sur le poste de l’utilisateur et simplement ajouté ou édité en ligne.
Lors d’une révision, l’ensemble des champs du formulaire sont préremplis en fonction des propriétés du document, l’utilisateur peut :
- Compléter les méta données : type, nature, référentiel, processus, produits, etc.
- Ajouter un commentaire
- Modifier les acteurs du circuit (aviseurs, relecteurs)
La référence
La référence est automatiquement calculée par le système en fonction du paramétrage sur le dossier. La référence ne peut pas être modifiée manuellement pour garantir l’unicité de chaque référence.
Les acteurs du circuit
Plusieurs contributeurs peuvent participer au circuit :
- Relecteur(s) : (ou vérificateurs) Les relecteurs interviennent pour vérifier le document. Ils ne peuvent pas modifier le document mais simplement émettre un avis et un commentaire. En cas d’avis défavorable, ils ont un pouvoir de blocage, le document est renvoyé au rédacteur afin que ce dernier réalise les modifications demandées.
- Aviseur(s) : Les aviseurs interviennent également pour vérifier le document cependant l’avis n’est pas bloquant (il n’oblige pas le rédacteur à éditer une nouvelle révision). Il offre à titre indicatif l’avis d’un collaborateur.
Pour le relecteur et l’aviseur, le rédacteur peut préciser un délai (une valeur est paramétrée par défaut), au-delà duquel, le document sera quand même envoyé en publication afin d’assurer une continuité du circuit.
- Publicateur(s) : (ou approbateurs) Le publicateur n’est pas modifiable et est calculé par l’application. Il est repris de l’attribut « Responsable de la publication » du dossier de dépose du document (cf. onglet « Informations complémentaires » du menu « Propriétés » du dossier). Si aucun publicateur n’est indiqué, le système remontera automatiquement au dossier parent. En cas d’absence de responsable désigné, les publicateurs sont les personnes ayant le rôle « SMQ_Doc_Publication ».
- Notifié(s) : Les personnes notifiées sont informées par email ou notification lors de la diffusion du document.
- Notifié(s) avec avis de lecture: Les personnes notifiées avec avis de lecture sont informées par email ou notification lors de la diffusion du document et doivent confirmer la lecture / prise en compte du document.
Rédiger / éditer un document en ligne
Lorsque de la création d’un circuit ou d’une révision, le rédacteur peut directement éditer le contenu du document dans l’application.
Pour éditer le document, l’utilisateur doit cliquer sur le titre du document qui est un lien. Le programme correspondant s’ouvre et permet d’éditer le contenu avec word, excel ou power-point.
En cliquant sur la disquette en haut à gauche, les modifications sont automatiquement enregistrées dans la GED.
Déléguer la rédaction
La rédaction est assignée uniquement à une personne. En cas de co-production du document, le rédacteur peut déléguer la rédaction à un second rédacteur en sélectionnant dans la liste déroulante « rédaction déléguée à » la personne souhaitée.
Vérifier un document (relecture) / déposer un visa
C’est par l’intermédiaire d’un e-mail ou d’une notification que les relecteurs et aviseurs sont informés d’un nouveau document ou d’une nouvelle version à approuver. Un lien présent dans le corps du mail ou la notification permet d’accéder directement au document concerné dans l’application.
Aux étapes de relecture et d’avis le document est uniquement proposé au format PDF.
Ni le relecteur, ni l’aviseur ne peuvent modifier le contenu du document.
Le relecteur et l’aviseur peuvent :
- apposer une décision
- mettre un commentaire
- consulter l’historique des décisions et commentaire
En cas d’avis défavorable, le relecteur doit obligatoirement mettre un commentaire.
Dans ce scénario, les autres avis de relecture sont supprimés et le document est renvoyé au rédacteur pour modification.
Consulter l’historique des avis
L’utilisateur peut consulter l’historique des avis et visa en cliquant sur l’onglet « Historique des commentaires ». L’ensemble des révisions, c’est-à-dire chaque cycle de rédaction/relecture sont proposés. Le code couleur vert affiche les relecteurs ou aviseurs qui ont validé, rouge pour ceux qui ont refusé et bleu pour ceux dont le délai de réponse est dépassé.
Publier un document / approuver un document
C’est également par l’intermédiaire d’un e-mail ou d’une notification que les publicateurs sont informés de la parution d’un nouveau document ou d’une nouvelle version à approuver.
Après validation des relecteurs ou après dépassement du délai, le publicateur vérifie et complète les informations du document.
En fonction des avis et des visas il peut :
- Modifier les méta données
- Compléter les informations de publication
- Renvoyer le circuit à une étape précédente
- Publier le document
- Abandonner le circuit
La date de publication permet si nécessaire de reporter la publication à une date ultérieure.
Par défaut, à l’installation de la GED, le publicateur ne peut pas modifier le document attaché. Le publicateur ne peut que prévisualiser le document joint.
Lorsque la fin de validité est atteinte sur un document publié (dossier “Actifs”), celui-ci est automatiquement archivé (déplacé dans le dossier “Archives”).
La publication d’une version « n+1 » implique :
- L’archivage automatique de la version « n »
- La création d’une nouvelle version dans les documents actifs.
- L’envoi d’un message d’information comprenant un lien vers le document à toutes les personnes en diffusion (utilisateurs du document) possédant une adresse e-mail.
- La suppression des confirmations de lecture sur la version « n » qui sont à réaliser.
Confirmation de lecture
Lorsque la confirmation est demandé l’utilisateur concerné reçoit un e-mail ou une notification l’informant du nouveau document ou de la nouvelle version.
En se connectant à l’application, il doit valider sa prise en compte dans l’application.
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