Les fonctionnalités d’administration sont accessibles seulement aux utilisateurs ayant le rôle "Admin"
Journal d’événements
Depuis le menu d’administration / Journal d’événement, le journal d’événement propose de recherche dans les logs l’historique des événements par type, users, adresse IP.
Seul l’historique des 2 derniers mois est proposé depuis cette interface
Liens de partage
Depuis le menu d’administration / Liste des liens de partage, tous les liens de partage générés par l’application sont accessibles par les administrateurs en consultation et en suppression.
Configuration
Passer l’étape de vérification
Dans le paramétrage GED, il est possible passer outre l’étape de vérification dans le circuit du document :
Dans ce cas un bouton apparaitra dans la page de pilotage des publications sur les documents à l’étape “Vérification” :
Un écran de confirmation est affiché :
Le document passe alors à l’étape “Approbation” et les demandes de vérification sont abandonnées.
Calcul de la référence
Plusieurs paramètres peuvent être utilisés pour le calcul de la référence.
${documentType} | Valeur du champ Type de document |
${documentNature} | Valeur du champ Nature du document |
${processes} | 1ère valeur du champ Processus |
${products} | Valeur du champ produit ou projet |
${referencial} | 1ère valeur du champ Référentiel |
${version} | indice de version |
${additional1} | Valeur du champ additional 1 |
${title} | Titre du document |
${services} | 1ère valeur du champ Service |
${folderSubPath|-|0} | Nom du dossier parent.
L’élément dans le premier pipe indique le caractère recherché (ici ‘-’). Lorsqu’on indique par exemple “-” seule la chaîne avant ce caractère est récupérée du nom du dossier où est déposé le fichier.
Le chiffre à droite du dernier pipe indique le nombre de caractères à prendre (0 étant la valeur par défaut qui récupère tout). |
${increment|X|0} | Incrément automatique du X digits |
Calcul de la version
La propriété “pkgdms.version.increment.type” permet de spécifier le format du calcul de la version d’un dépôt dans la GED. Les valeurs acceptées sont : “alphanumeric” et “numeric”.
Colonnes de l’explorateur :
Il est possible d’afficher certaines colonnes dans l’explorateur GED grâce à la propriété “agl.gedexplorer.columns”.
Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par une virgule) :
Valeur | Description |
name | Nom |
modification | Modifié le |
modified_by | Modifié par |
size | Taille |
model_data.reference | Référence |
custom_data.version | Version |
custom_data.category | Type de document |
custom_data.nature | Nature |
custom_data.referential | Référentiel |
custom_data.processes | Processus |
custom_data.services | Services |
custom_data.writer | Rédacteur |
custom_data.users_opinion | Aviseurs |
custom_data.users_visa | Vérificateurs |
owner_id | Propriétaire (approbateur/publicateur) |
custom_data.users_notified | Notifiés |
custom_data.users_read | Notifiés (avec confirmation de lecture) |
Rendre éditable des champs :
Il est possible de rendre éditable certains champs dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED : grâce à la propriété “pkgdms.explorer.data.editables”.
Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par un point-virgule) :
Valeur | Description |
additional1 | Champ complémentaire 1 |
additional2 | Champ complémentaire 2 |
description | Commentaire |
processes | Processus |
products | Produits |
referential | Référentiel |
services | Services |
Ces champs sont éditables uniquement pour les personnes ayant un rôle présent dans la propriété “pkgdms.explorer.data.editables.role”. Habituellement, cette propriété a pour valeur “Admin”.
Il est possible de masquer les 2 champs dits “complémentaires” dans l’écran de suivi / pilotage des publications en affectant la valeur “false” à la propriété “pkgdms.monitor.field.additional1.active” et/ou “pkgdms.monitor.field.additional2.active”.
Il est possible de masquer les 2 champs dits “complémentaires” dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED : en affectant la valeur “false” à la propriété “pkgdms.explorer.field.additional1.active” et/ou “pkgdms.explorer.field.additional2.active”.
Masquage des champs :
Il est possible de masquer certains champs dans l’écran des propriétés d’un fichier (onglet 'Informations complémentaires') accessible depuis l'explorateur GED et également dans l'écran "Historique et Indicateurs" grâce à la propriété "pkgdms.explorer.data.hideables". Ce masquage prend effet également dans le panneau de recherche.
Voici les valeurs acceptées par cette propriété (à séparer par un point-virgule) :
Valeur (pour l’écran des propriétés) | Valeur (pour l’écran des historiques) | Description |
additional1 | additional1 | Champ complémentaire 1 |
additional2 | additional2 | Champ complémentaire 2 |
additionalData | Mot(s) clé(s) | |
comment | Commentaire | |
users_read | confirmations | Notifiés (avec confirmation de lecture) |
writer | editBy | Rédacteur |
editEndDate | Date de rédaction | |
expiration_date | Date d’expiration | |
instanceName | Nom | |
is_review | Révision en cours | |
nature | nature | Nature |
owner_id | Propriétaire | |
processes | processes | Processus |
products | products | Produits |
publishAt | Date de publication | |
referential | referencial | Référentiel |
review_code | Dernier code de révision | |
review_comment | Objet de la révision | |
review_end_date | Date de fin de la dernière révision | |
review_start_date | Date de début de la dernière révision | |
review_user | Dernier réviseur | |
services | services | Services |
title | Titre | |
category | type | Type du document |
users_notified | Notifiés | |
users_opinion | Aviseurs | |
users_visa | visas | Vérificateurs |
version | version | Version |
Personnalisation des mails :
Il est possible de modifier l’objet et le contenu des mails envoyés. Cela se fait dans le référentiel “Mails_DMS” de la section “DMS”.
Voici les balises qui peuvent être insérées :
Description | Balise |
Nom / titre | %fileName% |
Emplacement | %fileDirectory% |
Référence | %reference% |
Type de document | %type% |
Nature | %nature% |
Version | %version% |
Référentiel | %referential% |
Processus | %processes% |
Produits | %products% |
Services | %services% |
Date de publication | %publicationDate% |
Complément 1 | %additional1% |
Complément 2 | %additional2% |
Commentaire | %comment% |
Personnalisation de la liste des tâches :
Les propriétés suivantes sont disponibles pour la personnalisation de la liste des tâches
Libellé | Champ |
Référence interne du dépôt | Name |
Nom de l’activité | ActivityPath |
Titre du dépôt (ce n'est pas le nom du fichier) | title |
Référence du document | reference |
Version du document | version |
Date d'arrivée de ce document à l'étape affichée | Since |
Référence de dépôt à l'origine : lorsqu'on est à l'étape de VISA, PUBLICATION, etc. | InstanceParentName |
Statut de l’activité (inutile) | State |
Vaut toujours “Dépôt de document” | Model |
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