Introduction
Le processus de non conformité est déclenché soit depuis une tuile, soit depuis la page de pilotage SMQ
A noter : Le paramétrage des champs visibles (en lecture seule ou obligatoires) est défini lors du paramétrage de la solution. Certains champs présents dans l’exemple ci-dessous peuvent donc différer par rapport à votre application.
Le processus de non-conformité se compose en 4 étapes :
- La déclaration
- L’analyse
- Le plan d’actions
- L’évaluation / clôture
Déclaration d’une non-conformité
La création d’un nouvelle non-conformité se fait depuis l’onglet “NC” de la page de Pilotage SMQ via le bouton “Nouveau” OU depuis une tuile sur l’écran d’accueil.
Lors de la création d’une non-conformité, un formulaire de déclaration est proposé à l’utilisateur.
L’utilisateur doit saisir le type de constat, le constat, son origine, et des pièces jointes ainsi que toutes informations nécessaires et utiles pour son traitement.
Il peut également enregistrer la liste des actions immédiates éventuelles qu’il met en œuvre. Les actions immédiates n’ont pas vocations à être traitées et suivies sur la plateforme, elles sont proposées à titre d’information uniquement.
Des méta données ou données complémentaires sont également proposées pour classifier et tagger la non-conformité. Ces méta données servirons à proposer des statistiques sur les NC.
Certains champs du formulaire peuvent être masqués (sur demande) ou bien renommés, pour correspondre à vos besoins.
L’analyse
L'étape d'analyse permet d'identifier l'analyse des causes afin de résoudre durablement le dysfonctionnent. Le responsable de l'analyse accède au même formulaire que la déclaration où l'ensemble des champs est en lecture seule. Il dispose d'un onglet dédié à la phase d'analyse pour qualifier la NC via une méthode à choisir parmi une liste (5M, Ishikawa, arbre des causes, etc.).
Le responsable d’analyse peut :
- Décrire l'analyse qu'il met en œuvre.
- Ouvrir facultativement un Plan d’actions et créer des actions.
- Associer les documents de son analyse.
- Déléguer cette étape d’analyse. Ce se fait en sélectionnant la décision “Déléguer l’analyse” et en sélectionnant obligatoirement la personne assignée (qui reçoit un mail et aura une tâche à traiter).
Plan d’actions
L'étape de réalisation du plan d'actions s'effectue 'hors processus'. Le responsable du plan accède au suivi de son plan d'actions depuis le menu 'Actions / Plans d'actions'.
Il retrouve les actions créées à l’étape d’analyse et peut ajouter autant d'actions que nécessaire. Lorsque toutes les actions sont terminées, il peut clôturer le plan, via le menu 'Clôturer' situé sur la partie gauche.
Evaluation de la NC
Une dernière étape permet au responsable de la NC de mettre au regard du coût du plan d'action le coût de la NC.
Le responsable peut alors rouvrir le plan d’actions ou bien clôturer la NC.
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