Introduction
Le processus action est déclenché lorsqu’une nouvelle action est créée dans le plan.
A noter : Le paramétrage des champs visibles, en lecture seule ou obligatoire est défini lors de la configuration de la solution. Certains champs présents dans l’exemple ci-dessous peuvent donc différer par rapport à votre application.
Schéma du circuit
Création d’une action
La création d’une action s’effectue depuis la gestion des Plans d’action, par le responsable du plan.
L’ajout d’une nouvelle action ouvre une fenêtre d’enregistrement où plusieurs informations sont obligatoires.
Pour enregistrer une action l’utilisateur doit :
- Saisir un intitulé d’action
- Sélectionner un type d’action
- Sélectionner une échéance prévisionnelle
- Sélectionner le chargé de l’action qui sera en charge de réaliser l’action
D’autres champs sont à disposition pour compléter l’action tels que la priorité, la description, les objectifs à atteindre en encore les personnes à informer.
L’onglet “Périmètre d’application” permet d’ajouter des méta-données à l’action à des fins de reporting.
La réalisation d’une action
Le chargé de l’action ne peut pas modifier la description de l’action. Il peut compléter l’état d’avancement des actions qui lui sont assignées en :
- ajoutant des tâches
- complétant le coût de l’action
La liste du champ “Avancement” contient 3 valeurs :
- En cours : l’action reste chez le chargé de l’action
- Refusée : l’action apparait comme abandonnée (avec le commentaire ‘Refusée’)
- Terminée : l’action est terminée
La mesure d’efficacité
Lorsque le responsable du plan requiert une mesure d’efficacité, l’action, une fois terminée, peut être évaluée.
La mesure d’efficacité permet de garantir une traçabilité dans l’amélioration continue de l’organisation.
Le report de la mesure d’efficacité
Il est possible de planifier à nouveau la mesure d’efficacité, en sélectionnant le “Statut de l’action” à “Replanifier”.
Dans ce cas, une nouvelle date de mesure est à saisir obligatoirement dans le champ “Replanifier le”.
Une fois que cette étape est validée, un mail est envoyé au responsable du plan pour lui rappeler que la mesure d’efficacité a été reportée sur cette action.
Les valeurs saisies à cette étape (Date d’évaluation, Evaluation, Commentaire, Date de replanification) sont déplacées dans le tableau “Historique des évaluations”.
Dans le plan d’action, l’action apparait alors avec le statut “Efficacité reportée”.
En consultation de l’action (via le plan ou la liste des actions), les valeurs saisies lors de l’étape de mesure d’efficacité se retrouvent uniquement dans le tableau “Historique des évaluations”.
A la date de replanification, une nouvelle tâche à traiter “Efficacité à mesurer” apparait pour le responsable du plan.
Lorsque le responsable du plan ouvre sa tâche, il a le rendu suivant :
- La date d’évaluation est mise à jour avec la date du jour.
- Le choix “Evaluation” est à resélectionner.
- Les champs “Critère d’évaluation” et “Commentaire” sont repris de la précédente mesure d’efficacité.
- Le statut de l’action est à resélectionner.
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